التغيير جزء من العمل وقوة تدفعه نحو النمو و تحسن طريقة أداء الأعمال في الشركات، فماهي طريقة توجيه عملك خلال التغيير الإداري لتأمين بقاء فريق العمل على الطريق الصحيح ومستمر في الحركة نحو التطوير والنمو العملي والمادي؟
الجائحة الأخيرة وضعت كثيرا من أصحاب الشركات في موقف حرج؛ عندما وجدوا أنفسهم مطالبين فجأة بالتأقلم مع التغيرات في مجالات كثيرة مثل سلسلة الموردين والمبيعات اليومية وتخفيف العمالة بسبب تعليمات الحجر الصحي. أجبرت الأعمال على تغيير استراتيجياتها الإدارية بشكل عفوي وسريع وفي بعض الحالات بناء نظام جديد للتأقلم على الوضع الحالي.
تعلمت الشركات أن وجود خطة جاهزة للتغيير الإداري مهم جدا للقدرة على الإستجابة لأي تغير في العمل سواء كان ذلك التغيير مفاجئا أو طارئا أو مؤقتا أو خارجا عن السيطرة.
ما هو التغيير الإداري؟
التغيير الإداري يمكن أن نجده بأشكال وقوالب مختلفة تتراوح من فقدان الموظفين إلى الاضطرار لجلب موظفين جدد كطريقة للتأقلم مع نمو مفاجئ في العمل. التعامل مع هذا التغيير يختزل في التخطيط بعيد المدى والذي يساعدك لتعريف حاجات عملك وموارده البشرية،حتى تستطيع التكيف بسرعة على التغيرات والتمحور حول تأمين استمرارية العمل.
كيف يتم التخطيط للتغيير الإداري؟
خطط للتأثر المالي والبنيوي ولأنه من الصعب معرفة كيف سيكون تأثير التغير الإداري على العمل وبمراجعة الهيكلية البنيوية لعملك يمكنك التخطيط لأي تغيير مفاجئ وتجهيز مجالات الاستعداد عند الحاجة. كوّن تغذية راجعة من معلومات المنتجين العمل والموظفين لتحديد نطاقات يمكنك الاستعداد من خلالها بأفضل طريقة في حال حصول أحداث وتغيير مفاجئ لتقليص التأثير على المنحنى المالي والموارد البشرية للتأكد من الحصول على أعلى مستوى من الاستمرارية العملية للشركة.
حدد التغيير الذي يؤثر على عملك
الشركات تتأثر بطرق مختلفة استجابة للتغيير الهيكلي. مراجعة أهداف شركتك وخطط التطوير بعيدة المدى يمكن أن يساعدك لتحديد نقاط الضعف في خطط التغيير الإداري الخاصة بعملك . قد يتضمن ذلك الأقسام المالية أو الموارد البشرية أو الإنتاج. قم بالمراجعة وأخذ الرأي من الطاقم الإداري وفريق العمل حيث يتم تحديد قيمة وجود خطة تسمح لعملك بالثبات في الظروف الطارئة.
خطط للتأثر المادي والبنيوي
من الصعب معرفة كم سيؤثر التغيير الإداري في طريقة أداء العمل. بمراجعة البنية التنظيمية لعملك يمكنك التخطيط لأي تغيير طارئ وتجهيز مجالات الاستعداد عند الحاجة. قم بمراجعة إجراءات العمل والتوظيف لتحديد مجالات استعداد أفضل عند حدوث تغيير مفاجئ لتخفيف التأثير على النواحي المادية والإنسانية مما يضمن أعلى مستوى من الاستمرارية في العمل.
جهز خطة الإتصال والتواصل
حين تحدد كيفية استجابة عملك في في أوقات التغيير، من المهم تحديد وتجهيز استراتيجية تواصل تبقي الإدارة والموظفين ملمين بما يحصل. هل نتواصل عبر الهاتف أو البريد الإلكتروني أو اجتماعات فريق العمل؟ هل نحتاج لتطوير نظام مراجعة وطرح الأراء أم أن موظفيك يمكنهم مشاركة تعليقاتهم مع الطاقم الإداري؟ هل لديك استراتيجية جاهزة للتواصل مع الزبائن؟ أثناء حصول التغيرات؛ تحتاج للتأكد من معرفة زبائنك بأي اختلافات في طريقة تأدية العمل.
تطوير خطة تواصل تُبقي خطوط الحوار مفتوحة خلال تغيرات عملك وذلك يسمح لك أن تكون واثقا من وصول ما يهمك من رسائل.
جهز فريق العمل للتغيير
التغيير المفاجئ صعب للمؤسسات إذا لم يكن موظفوك جاهزون. ابدأ بجدولة التدريبات اللازمة لطاقمك حتى تضمن انتقالا سهلا وفعالا للمعلومات والمهارات، مما يوفر ثبات في استمرارية العمل. التمرين يمكن أن يطبق عن بعد أو شخصيا أو خلال ساعات العمل، للتأكيد على احتواء المهارات -اللازمة للإبقاء على العمل مستمرا- في بنية العمل الجديدة. للضروره؛ طور خطة تسلسلية لخلق توجه واضح ومباشر عند حصول أي تغيير مفاجئ.
قم بإجراء مراجعات وتعديلات دورية على خطة التغيير الإداري
نمو العمل يعني التغيير المستمر. خذ وقتك وقم بمراجعة خطة التغيير الإداري بشكل سنوي لتحديد الزوايا التي قد لا تخدم استراتيجيات التغيير بعيدة المدى. تعاون مع فريقك في عملك الحالي لتطوير طرق جديدة لتبني التغيير وخلق الإستعداد للتأكد من كون الاختلاف لا يحمل أثرا سلبيا على كيفية أداء العمل. هذا سوف يضمن أعمالك يمكنها التكيف بسلاسة مع التغيير في الإدارة أو العمليات.
تقنيات السعودية يمكنها أن تقدم لك الاستشارة الصحيحة في التغيير الإداري وخدمات التطوير لضمان بقاء استراتيجيات عملك في مسارها الصحيح وتطوير الأدوات التي تحتاجها لضمان استمرار عملك.
