مغادرة الموظفين للعمل شر لابد منه في جميع الشركات، من المهم وجود خطة تتابع وظيفي محكمة وجاهزة للتطبيق سواء كان ذلك بسبب التقاعد أو الاستقالة. رحيل العاملين قد يؤدي لانخفاض الأداء بسبب خلل في الإنسيابية العملية والتسلسل أو زيادة عبء ومهمات العمل على الموظفين الموجودين.
خطة التتابع الصحيحة تعطيك الثقة في قدرة عملك على الإزدهار وتوفر الدافع للموظفين للعمل باتجاه هدف واضح.هل سيتم التوظيف من خارج فريق العمل؟ هل سيتم ترقية موظف من ضمن الطاقم؟ من واجبك التأكد أن لا يترك أي منصب شاغر أثناء اتخاذ القرار.
هل تعلم أن أقل من 40%من الشركات لديها خطة تسلسل معتمدة؟ وذلك يعتبر غير مقبول في هذا العصر حيث تجد أغلب الموظفين من جيل الألفية -جيل ملينيلز من مواليد الثمانينات والتسعينات، وجيل جين زي من مواليد ما بعد الألفية الثانية- وهم أقل ارتباطا وولاء للشركات من الأجيال السابقة. تحتاج للتأقلم مع فترات توظيف أقصر بشكل دوري وليس من مصلحة العمل الاستمرار بلا خطة واضحة. لدينا قائمة بما يجب أخذه بعين الإعتبار عند تصميم خطة التسلسل الوظيفي الخاصة بعملك:
ابدأ ولا تنتظر
قم بتحليل موظفيك الأقدم والأكبر عمرا وتوثيق مسؤولياتهم. أثناء ذلك حدد العاملين الأكثر صلاحية للترقية مع التفكير في كيفية إتمام مهماتهم اليومية في حال تمت مغادرة أحدهم بشكل مفاجئ. كما أنه وقت مناسب جدا لتدريب المزيد من العاملين الأقل رتبة لإنتقالات أكثر سلاسة في المستقبل.
الأولوية للأدوار الحاسمة
في المرحلة التالية تحتاج للتدقيق في مسؤوليات وأدوار الموظفين الأقل رتبة. هل لدى أفراد الشركة ما يكفي من المواهب لتغطية النقص عند حصول الأزمات الطارئة؟ فكر في طاقم تكنولوجيا المعلومات، المهندسين، ومطورين البرمجيات. قد لا يكونون برتب إدارية لكن شركتك ستقع في المشاكل دون خبراتهم ومعرفتهم ومهاراتهم.
اسأل نفسك الأسئلة التالية لتقرر أولويات الأدوار عند تحضير خطة التسلسل الوظيفي؟
- هل يحتاج أحد هذه الأدوار مؤهلات محددة؟
- هل يحتاج أحد هذه الأدوار لمعرفة مختص؟
- أي الأقسام سيكون الأكثر تأثرا بالمغادرة المفاجئة؟
التوظيف الخارجي أو الترقية الداخلية؟
أثار هذا السؤال الجدل لدى أصحاب الأعمال لعقود. الترقية الداخلية ضمن الشركة ترفع الروح المعنوية وتعزز ارتباط وولاء الموظفين للاستمرار العمل. من المهم أن يكون هناك وضوح دائما مع الموظفين بقدر الإمكان مما يعطيهم الدافع والطموح للاستمرار.
ليس بالضرورة أن يكون التعيين من داخل المنظمة أفضل خياراتك. أحيانا تحتاج لوجهة نظر مختلفة أو لخبرات إضافية غير متوفرة ضمن المهارات المتاحة في الشركة.
المراقبة والتدريب
لا يمكن أن تجد مرشحا مثاليا تماما لأي دور تحتاجه. لابد أن يكون هناك مستوى معين من المراقبة والإرشاد والتمرين. قم بتحديد المهارات الأساسية في المرشح المثالي والمهارات التي يمكن التغاضي عنها في البداية. ترك مساحة من المرونة بين الرقابة والتدريب للموظفين الجدد تضمن اعطائهم مساحة للإبداع والتفرد في العمل ضمن المنصب الجديد.
من الأفكار الجيدة وضع برنامج تدريبي يسمح لقادة الفريق بنقل معرفتهم العملية للجيل الجديد من الموظفين. ستجد بيئة عمل أكثر تعاونا كفريق واحد بالإضافة لمساعدتك على تحديد الأفراد الذين يحملون إمكانيات قيادية جيدة لخدمة عملك يوما ما.
المرونة
عند إتمام خطة التسلسل الوظيفي، كن مستعدا للقيام بالتغييرات باستمرار! عملك سيتغير وبالتالي المسؤوليات والمتطلبات الوظيفية للأدوار المختلفة ضمن الشركة ستتغير. حافظ على الوضوح مع الموظفين حول خطط التتابع المفترضة وافتح المجال للآراء والمراجعات من زملائك.
خبراء الموارد البشرية في تقنيات السعودية موجودون لمساعدتك دائما. أصحاب الخبرة في تصميم خطط التسلسل الوظيفي يعملون بالتعاون معك عن قرب لوضع خطة مصممة خصيصا لتغطية حاجات عملك. اتصل بنا اليوم للحصول على استشارة مجانية.
