ما هو التعيهد؟
هذا المصطلح يستخدم أحيانا لتغطية عدد مختلف من ترتيبات العقود .
بصيغتها الأصلية والأكثر دقة، تعني توكيل جزء من أعمال شركتك الروتينية اليومية إلى جهة أخرى خارجية. بمجرد أداء الشركة الأخرى للخدمات المطلوبة سيوفرون الخدمات لك التي كانت تدار سابقا بطاقم عملك.
ويمكن أن تعني حاجتك لفريق عمل أو شخص واحد لعمل مهمة واحدة معينة، من خلال أدائها في ممتلكات شركتك أو خارجها، يمكنك طلب فريق من المختصين لتنفيذ المهمة عنك.
أكثر التطبيقات شيوعا للتعاهد هي في مجال تقنية المعلومات، مثل نقل عمليات تقنية المعلومات الخاصة بك إلى موقع مركز بيانات إداري ثالث. وعلى كل حال ينطبق ذلك على أي من احتمالات نماذج الأعمال.
ماهي الفوائد؟
هناك عدد لا يحصى ومن ضمنها :
- تحافظ على عدد منخفض لطاقم العمل الدائم مع التكاليف المتعلقة بهم.
- يمكنك الوصول لمهارات نادرة عند الطلب دون الحاجة لتمرين وتطوير أشخاص محددين من فريق العمل لفترة من الوقت (وهي مهمة صعبة منطقيا بسبب مجموعة المهارات المتنوعة المطلوبة في عالم الأعمال اليوم).
- هي طريقة لمشاركة المسؤولية مع موفر خارجي.
- تخفيض أعباء إدارة فريق العمل بشكل كبير.
- سيسمح ذلك لك وللعناصر المهمة في الفريق بتركيز مهاراتكم على النشاطات الحاسمة لأعمال شركتك، ليس على الأعمال الحرجة الجانبية.
كمثال على النقطة الأخيرة، لنفترض أنكم شركة هندسية. ربما ليس لديكم شك بمدى أهمية نظام تقنية المعلومات لممارساتكم وأعمالكم اليومية؛ لكن هل فعلا تتمنون تطوير قسم تقنية معلومات لتقديم خدماتكم الخاصة؟
بعض المنظمات قد تقرر اعتبار نفسها في مجال الأعمال الهندسية وليس تقنية المعلومات وتريد التركيز حصريا على الاهتمام الأول لهم. إذا كانت الحالة كذلك، قد يقررون الطلب من مقدم خدمات خارجية للتخزين السحابي لتوفير خدمات تقنية المعلومات الأساسية التي تلزمهم ومن ضمنها الرواتب، حساب العملاء، السجلات العامة، معالجة الطلبات، إدارة العلاقات العامة وغيرها.
كيف أتحكم بالمتعهد الخارجي؟
هناك خرافة بأن موفر الخدمات الخارجي يريد أخذ العملاء. وذلك عادة بعيد عن الصحة. انت كعميل، ستحتفظ ب100٪ من التحكم بخدماتك حتى نقطة الاستلام في المنشأة الخاصة بك. لكن من المهم أن تتأكد أن خدماتك قد تم توفيرها في إطار عقد محدد بدقة واتفاق مستوى الخدمة الذي يحمي مصالحك واهتماماتك بشكل كامل. العقد أيضا يمكن استخدامه لمنع أي ارتفاع مستقبلي في الأسعار إلا في حدود متفق عليها مسبقا.
ماذا سيحصل إذا كانت لدي الرغبة للانتقال إلى موفر خدمات مختلف أو نقل الخدمة لقسم داخلي في الشركة؟
تلك ليست مشكلة. معظم موفري الخدمات الخارجية جيدو السمعة سيوافقون عن طيب خاطر على “دعم مغادرة مستقبلية” مشروطة في العقد أو مع بنود “نقل الكفاءات” لمساعدتك على تطوير مهارات فريق عملك إلى آخره.
ما هو الفرق بين تعاقد الخدمات والاستعانة بمصادر خارجية؟
في بعض الحالات، لا يوجد فرق. في بعض الأحيان التعاقد قد يعني شخص أو عدة أشخاص توظفهم شركتك بشكل مؤقت على أساس الاستقلال العملي. في حالات أخرى، هذه المصادر يقدمها موفر خدمات خارجي. لا يوجد حدود قانونية صارمة هنا. لكن، نموذجيا؛ الترتيبات التعاقدية التي توفر خدمات أو إجراءات يتم تقديمها إليك، قد توصف أو تسمى بالتعهيد “الاستعانة بمصادر خارجية”. أما أن توفر شركة ما فريق عمل لخدمتك ولتلبية احتياجات شركتك بشكل يومي قد يسمى بترتيبات “التعاقد”، هو موضوع قابل للنقاش.
