المدونة

لم لا يستطيع أن يتكيف نظام تقنية المعلومات على حسب احتياجاتنا وليس العكس؟

في الواقع، يمكنه ذلك غالبا. هو عادة مرن جدا بالنسبة للتنوعات الموجودة في بيئة معينة مقارنة بغيرها. لكن ذلك لا يعني استخلاص أفضل ما فيها أو السماح لها بتقديم أفضل أداء ممكن وتقديم التغيرات الإيجابية القصوى في العمل. 

لفهم لماذا من الضروري النظر في كيفية تتطور إجراءات الأعمال في كثير من المنشآتمع مرور الوقت.

الإجراءات عادة تعكس ما سبق

عندما نقوم بتحليل إجراءات وعمليات الشركة، ليس من الغريب أو غير الاعتيادي أن نجد ممارسات غريبة، وفي حالات متطرفة، تظهر أنها لا تضيف أي قيمة إلى أداء المهمة.

المثال؛ قد تكون معاملة تتحرك داخل الشركة بين الأشخاص حيث يختمها أحدهم برقم ويقوم بإضافتها إلى سجل. هذا السجل وهذه الأرقام ثبت أنها لا تستخدم أبدا.

ربما ذلك الإجراء له مصدره فيما مضى حين كانت المستندات تسجل وهي تنتقل بين الأقسام، وهذه الأقسام تم دمجها منذ ثلاثين سنة مضت. أصبح الإجراء بلا معنى أو قيمة.

من السهل نسخ وتكرار هذا الإجراء بترقيم وتسجيل المعاملات لكن مهمة محلل عمليات تقنية المعلومات أن يسأل “لماذا؟”

إذا تمت متابعة الإجراءات يدويا بلا مبرر سوى استمرار العمليات والاحتفاظ بالمناصب “كما هي”. ستؤثر بلا شك على الأداء العام والنتيجة النهائية للأنظمة الجديدة.

تقنية المعلومات تهدف لتحقيق إجراءات وصول مباشر نظيفة

المثال السابق مبتكر و مبسط جدا لكنه يوضح نقطة محورية. 

كل نظام تقنية معلومات يقدم فرصة لتطوير طريقة و احتمالات أدائك للعمل. هدفها النهائي فيما يتعلق بمعالجة المهام هو إزالة أكبر قدر ممكن من التدخل الإنساني. وبذلك تصبح العمليات أسرع، وتكلفتها أكثر عملية، وفي النهاية تتمثل بقدرة أفضل على خدمة أهداف الأعمال لدى شركتك.  

العمليات المؤتمتة بشكل كامل مع الاحتياج القليل أو المنعدم للتدخل البشري تسمى “نظيفة” أو “وصول مباشر”. ومع أن هذه العمليات تناقش بسهولة على أنها أهداف للشركات، إلا أنها يمكن أن تمثل تحديا أثناء تحقيقها في كثير من المنشآت.

عقبات في طريق الإجراءات

المقاومة لاستكشاف اقصى قدرات تقنية المعلومات، يمكن أخذها بعين الاعتبار و النظر في أمرها. في بعض الحالات، ذلك انساني ومفهوم. إذا كان نظام تقنية المعلومات ناجحا، جزء من المقياس قد يكون تحقيق خفض التكاليف من خلال خفض أعداد فريق العمل.

لا محالة، ذلك يجدر التعامل معه بحساسية وحذر وإنسانية، لكن قد يتردد بعض الأشخاص في المساعدة مع إجراءات جديدة تفكيرا وتطبيقا لأسباب واضحة. 

من المطبات الأخرى لإعادة النظر في توجهات مقترحة من الإدارة المحلية، والتي قد تكون متأثرة باعتبارات أخرى، مثل الخوف من تضاؤل المسؤوليات كنتيجة. من باب العدل ذلك يكون غالبا نتيجة تأثير افتراض أن النظام لن يعمل بسبب الحاجة لمتابعة الإجراءات “س ص ع” يدويا. 

مثل هذا التحفظ يمكن أن يؤخذ بجدية ويتم تحليله بشكل كامل، لكن على كل حال في أغلب الحالات يكون هناك قدرات للأنظمة أكثر من كافية لتستطيع استبدال العمليات اليدوية وغيرها من الإجراءات.

تلخيص

للمدراء التنفيذيين الذين يسعون للتغير والتحديث الذي يحصل بفضل تقنية المعلومات، التحديات واضحة: 

• جميع العمليات الموجودة يجب أن توضح وتعرض للتحليل والمراجعة. ولا يجب اعتبار أي منها محصنة اعتمادا على طبيعتها. 
• احتمالات تقنية المعلومات لا يجب أن تحصر وتحدد بالتشكيل التنظيمي للشركة أو الاعتقاد السائد لكيفية أداء المهام. 
• الإدارة التنفيذية ملزمة بضرب مثال واضح على تبني وقيادة عملية المراجعة و مشاركة فاعلة في إجراءات تركيب أي نظام تقنية معلومات.