سبب ظهور المشكلة
أغلب مدراء المشاريع ومسؤولي البرمجيات محترفين موثوقين جدا ويقبلون الحاجة لتحمل المسؤولية في واجبهم المهني للمحافظة على قيادتهم التنفيذية، المساهمين و ممولي المشاريع، على دراية تامة. تقريبا كل ذلك سيكون تحت المتابعة بطريقة أو أخرى من التقارير.
لكن يشوب الرقابة بالتقارير الخلل أحيانا من المفارقات رغم الانطلاقة الجيدة، إلا أنها قد تكون مربكة للنظرة المسبقة للإدارات التنفيذية في ما يخص حالة المشروع.
هناك عدد من الأسباب قد تؤدي لحصول ذلك، بعضها شائع ويشمل:
تقارير المشاريع بمستوى متباين جدا من التعمق والتفصيل، بمعنى أن الأشخاص من خارج المشروع لا يمكنهم فهمها.
- يقدم محتوى كثيف، مما يخيف القارئ الذي قد لا يكون لديه الدافع أو الوقت الكافي لقراءة أكثر من عشر صفحات ليبدأ بمعرفة ما يحصل في المشروع.
- إنجازات عظيمة ومهمات حاسمة تدفن في التفاصيل الدقيقة ولا تستطيع الإدارة تمييز الأهم.
- تركيز شديد على الميزانية والأرقام. وهي مهمة بشكل حاسم لكن هناك أشخاص أكثر قدرة على الحساب من غيرهم. عمليا في المناصب التنفيذية، قد يجد البعض صعوبة في الاعتراف علنا أنهم لا يستطيعون تمييز ما ينبغي فهمه من النشرة المالية.
- التقارير تركز على الموقف حتى اللحظة ولا تشمل النفقات الإنجازات والاسقاطات المادية، حتى وقت الإكمال.
التحدي
العديد من مدراء المشاريع سيقولون أن عمل وإرسال تقارير المشاريع هو أشد نقطة إزعاج لديهم. من باب العدل، التحديات المصاحبة لإبقاء الإدارة التنفيذية على علم قد تكون هائلة. بالطبع، مدراء المشاريع يطالبون برواتب مرتفعة للتعامل مع هذه المهمات والتحديات، ليس للتذمر بخصوصها. هناك إجراء ناجح غالبا، وهو خليط بين منهج “الإشارة الضوئية” وتقارير و الإنجازات.
الإشارات الضوئية وتقارير الإنجازات
هناك بعض المبادئ العامة هنا:
- استهدف الاختصار المطلق خلال التقارير المعيارية للهيئة التنفيذية. لا توفر الكثير من التفاصيل لكن اجعلها جاهزة في متناول يدك في حال المطالبة بها من قبل أحد الأفراد المهتمين.
- قم بالاتفاق على الخطوط العريضة مع الإدارة التنفيذية، ماهي الإنجازات الحاسمة التي يجب التركيز عليها مع مرور الوقت من قبل الشركة حتى يتم تقييم سير المشروع والتنبؤ بالنتائج. هذه التفاصيل غالبا سيكون أساسها الأعمال ومن الأفضل تجنب إدخال تفاصيل لقائمة الإنجازات مثل تقنية المعلومات (إلا إذا كان المشروع مخصص لتطوير تقنية المعلومات وتحت رقابة إدارة تقنية مختصة).
- حافظ على عدد الإنجازات في التقرير منخفض نسبيا. إدراج العشرات من الإنجازات يجعل من الصعب قراءتها و تميزها بنظرة سريعة.
- كل شهر ضع مؤشرا بلون “أحمر” أو ” أصفر” أو “أخضر” بجانب كل إنجاز، إذا لم يكن المؤشر “أخضر” اشرح السبب وما تنوي فعله لتغييره إلى الأخضر.
- حافظ على بساطة التقرير المالي للهيئة التنفيذية. ركز فقط على النقاط المحورية مثل الملخص “الميزانية المصرحة”‘، “المصروفات حتى الآن”، “التباين حتى الآن”، “التنبؤ بالإتمام”. أظهر الأفعال والإجراءات التي تنوي القيام بها لإعادة المصروفات للميزانية إذا كان هناك مؤشر “أحمر”.
- تجنب الخوض في التفاصيل الدقيقة للمهمات اليومية مثل (تقسيم النفقات بين الإيرادات ورأس المال). ذلك لن يهم العديد من المدراء التنفيذيين، لكن كن مستعدا لمقابلة الممول والمدير المالي على حدة لتقديم تقرير مالي مفصل.
الملخص
من خلال هذا المقال قمنا فقط بوضع هيكلة سطحية لموضوع معقد جدا. وضع كل شركة سيكون مختلف و قد يحتاج لتوجهات متنوعة.
بنظرة موضوعية عامة، حاول المحافظة على اختصار تقارير التطورات التي تستهدف الشريحة الأوسع من صفحتين إلى أربع صفحات بأسلوب العرض المختصر للتفاصيل.
وجه تركيز رؤسائك التنفيذيين إلى ما هو مهم وما تحتاج مساعدتهم فيه لتحقق النجاح.
