المدونة

اجتماعات طاقم العمل طريقة جيدة للتواصل مع الفريق وإنجاز العمل ضمن الموعد. لكن كيف تضمن أن اجتماعاتك تُدار بفعالية وعملية؟

أصبحت الاجتماعات تدار عبر شاشات الإنترنت الآن أكثر من أي وقت مضى مما يصعّب القدرة على معرفة الطابع العام و قراءة الوضع، يؤدي ذلك إلى عدم الوضوح بين أعضاء الفريق حول سير المشروع. من المهم جمع الفريق معا، لكن لضمان نجاح أي مشروع من الأساسي أن يكون التواصل واضحا ومختصرا.  

في هذا المقال سنلقي الضوء على بعض أهم طرق رفع فاعلية اجتماعاتك، حتى تستطيع الحصول على أعلى نسبة إنجاز ممكنة من الفريق وبقائهم منخرطين في المشروع. 

الاستمرارية

البقاء على التوقيت الصحيح للخطط يستدعي اجتماعات فريق العمل. لذلك لابد من تطوير جدول اجتماعات ثابت ومستمر. سواء اجتماعات شخصية أو عبر شاشات الإنترنت، خذ الوقت لتحديد مواعيد الاجتماعات للتأكد من وجودها في خطط وأجندات فريق العمل مستقبلا. ذلك يضمن تخصيص الوقت لها وحضور الطواقم المطلوبة كاملة في الوقت المحدد. 

لا تبالغ في عدد الاجتماعات

الاستدامة مهمة، لكن من المهم أيضا عدم الضغط على الموظفين بكثرة الاجتماعات. استغل وجودهم كفرصة لمراجعة سير العمل والتأكد من كونه على المسار المطلوب. ناقش معهم عدد المرات المناسبة للتجمع ومناقشة العمل. ربما من المناسب في بداية المشروع الاجتماع أسبوعيا ثم تكثيفه لاجتماع يومي عند الاقتراب من نهاية وقت التسليم. 

ابدأ على الوقت/ انتهي على الوقت

إذا جدولت اجتماعك على العاشرة صباح الإثنين، التزم بذلك. شجع الموظفين على الحضور قبل الموعد بدقائق لتجنب الصعوبات. جهز أدوات العرض والتكنولوجيا للبدء حتى تتجنب أي تأخير. أعلن وقت الانتهاء حتى تمكن الفريق من جدولة واستكمال مهماتهم اليومية. 

مواضيع الاجتماع الرئيسية

عند الاتفاق على جدول مواعيد الاجتماعات، تأكد من تجهيز مواضيع النقاش المهمة موضحة في الدعوات المرسلة. ذلك يضمن حضور الموظفين للاجتماع بالجاهزية المناسبة والأوراق المطلوبة و الآراء والانتقادات. أرسل خطة المواضيع للموظفين مسبقا. 

تفويض قائد أو ضابط للاجتماع

أن يقود شخص الإجتماع يضمن بقاء الجميع في حدود الموضوع المطروح للنقاش. ضابط الإيقاع قد يكون موظفا من ضمن شركتك أو محترفا من خارجها اعتمادا على نوع الاجتماع الذي تستضيفه. مهمة القائد أن يركز على ضمان معالجة جميع المواضيع المطلوب طرحها في الخطة والانتهاء منها في الوقت المحدد. كما يساعد وجوده على عدم استحواذ النقاش من طرف واحد من الفريق و تجنب حصول مواجهات بين الأطراف.  

 تعيين مدوِّن للملاحظات 

إذا كان الاجتماع طويل المدة ويغطي العديد من النقاط، قد يكون من المفيد تعيين شخص يقوم بتسجيل الملاحظات. تركيز المدون يكون على جمع المعلومات المهمة ومتابعة احتمالية المعلومات اللازمة وإيصال نتائج الاجتماع للأشخاص الغير قادرين على الحضور. الملاحظات الرقمية شكّلت أفضل طريقة دائما  لحفظ السجلات حتى لايكون هناك لبس بسبب اختلاف الخط اليدوي. 

تشجيع المشاركة

ستجد أن هناك شخص أساسي في أغلب الاجتماعات يقوم بتقديم عرض المواضيع المتصلة بالمشروع. لكن ذلك لا يعني أن يصمت من تبقى في الغرفة. عليك أن تشجع آراء وانتقادات التغذية الراجعة من جميع الموجودين في الاجتماع وهذا التصرف يولّد المزيد من الاقتراحات والحلول والأفكار الجديدة. هذه هي الفرصة المناسبة لإلقاء الضوء على أي نقد أو مشكلة أو ربما تفويض العمل لأعضاء آخرين من الفريق للحفاظ على استمرارية المشروع السليمة. 

لا تسمح بتشتت الاجتماع

من السهل الخروج عن الموضوع أو الجدل عند مناقشة مشروع يهم الفريق. تأكد أن كل فرد في الاجتماع يفهم مكانته وعمله في الفريق ومن المهم وضع خطوط عريضة للاتجاه المراد أخذه والتحديد المسبق لكيفية إدارة الاجتماعات.هذه الخطوات تساعد مع وجود القائد. إذا خرج النقاش عن الموضوع أعده بهدوء إلى النقاط المطروحة وابق مشاركا حتى تحصل على المعلومات المطلوبة ضمن الوقت المخصص. 

أنه اجتماعك بخطوات العمل

صنع قائمة بالخطوات العملية بمجرد اكتمال الاجتماع حتى يستطيع كل مشارك معرفة ما عليه فعله لاحقا لضمان استمرارية نجاح المشروع. وضع هذه الخطوات بناء على القسم والقوانين أو المراحل الخاصة بالمشروع. 

بعض الأدوات التي تساعدك في متابعة تقدم العمل تشمل:

• مخطط جانت (Gantt)
• برنامج تريلو(Trello)
• تطبيق وموقع مونداي (Monday)
• تقويم قوقل (Google)

هذه الطرق وغيرها من طرق المتابعة الإلكترونية تساعد على ضبط مهمات فريق العمل في الوقت المحدد كما تدعم التواصل ومشاركة المعلومات والتطورات خلال حصولها. 

قدم الشكر 

ينبغي أن يكون اجتماع فريق العمل وقتا لمشاركة التقدم والنجاح. تأكد من معرفة موظفيك مدى تقديرك عملهم الشاق وإنجازاتهم الجيدة.  

هذه الملاحظات تضمن الحفاظ على سير المهمات و تمكنك مع الفريق من تمييز أي عقبات في طريق النجاح. اجعل هذه الاجتماعات مع الموظفين عادة متكررة لطريقة التواصل في منظومتك العملية وكيفية سير العمل. 

تقنيات السعودية تعرض الأدوات و التسهيلات التي تحتاجها ليبقى مشروعك متقدما. اتصل بنا اليوم لمعرفة المزيد!