من الصعب البدء بعمل جديد حتى وإن كنت الشخص المناسب وفي المكان الصحيح. لهذا السبب إداريو الموارد البشرية مسؤولون عن ضمان اندماج الموظفين الجدد بثقة وسلاسة عند البدء بالعمل.
كيف تضمن أن الموظفين الجدد مرتاحون ومستعدون للبدء بالمهام الجديدة؟ تتلخّص الإجابة بوضع إجراءات إعدادية تتم متابعتها من قِبل الإدارة والموارد البشرية. هذه الممارسات تولّد بيئة عمل مألوفة وسهلة التأقلم للمُعيّنين الجدد.
لنلقي نظرة على بعض الأمور المفتاحية التي يمكن عملها لضمان حصول الموظفين الجدد على انتقال سلس.
إتمام الأعمال الورقية
جميع الأوراق الرسمية يجب إنهائها فور وصول الموظفين الجدد. وذلك يشمل توقيع العقود و الضّمان والتأمين الصحي.
تعارف الفريق
بعد وصول الأعضاء الجدد لفريق العمل في الشركات الكبرى قد يأخذ التعارف وقتا يزيد عن أسابيع لمعرفة الأشخاص وأدوارهم. يمكنك تخفيف حدة الغرابة وتقليص وقت التعوُّد على العمل والأشخاص باستضافة اجتماع لفريق العمل وجاهيا أو رقميا حيث يقابل الموظفون الجدد من سيعمل معهم بشكل يومي.لا يشترط أن يكون هذا الاجتماع طويلا، إنّما فرصة سريعة لمعرفة الأشخاص بأسمائهم. كما سيصبح من السهل التعامل مع ظروف العمل المباشرة وإلى من يمكن توجيه الأسئلة والملاحظات.
من المفيد إرسال بريد إلكتروني عام لجميع أعضاء المؤسسة، يتم فيه الترحيب والتعريف بالأعضاء الجدد في فريق العمل مما يسهّل على فريق العمل الوصول لأي موظف جديد هاتفياً أو إلكترونيا.
جولة في مكان العمل
إذا كانت شركتك تدعم العمل من المكتب وجها لوجه فمن المهم القيام بجولة للموظفين الجدد لمعرفة طريقهم في المنشأة. ذلك يمكن أن يكون ببساطة إرشادهم للخدمات إلى جولة كاملة في المبنى. لن يساعدهم ذلك فقط لمعرفة وجهتهم خلال العمل، إنّما هو ضروري في حالات الطوارئ. من المهم توضيح مكان سلّم الحرائق والملاجئ والإسعافات الأولية والمخارج والأماكن الأخرى التي قد تكون مهمة عند حصول أي طارئ. قد يكون هذا النّوع من الإرشادات سبباً في إنقاذ حياة.
مراجعة سياسات العمل
قبل أن يبدأ الموظفون العمل يجب أن تتم مراجعة وتوضيح جميع السياسات الخاصة بالعمل في الشركة ومكان العمل. هذه السياسات قد تتعلق بقوانين الموارد البشرية أو الممارسات العملية مثل ختم الدخول أو البدء بيوم العمل إلى طريقة التعامل مع الزملاء. ذلك يضمن فهم الأشخاص المعيّنين حديثا لما هو مُتوقع منهم خلال العمل ويوفّر فرصة الإجابة عن أي تساؤلات لديهم عن سير العمل في المؤسسة.
مراجعة أنظمة المعدّات
إذا كان التعامل مع المعدّات والأجهزة المتوفّرة في المكتب من ضمن عمل وصلاحيات الموظفين الجدد فمن الأساسي إعلامهم بالسياسات المتعلقة بها وذلك يشمل:
- كلمات السّر للبريد الإلكتروني و رموز المرور للآلات
- ضبط نظام الاتصال الهاتفي
- إرشادات استخدام شبكة الإنترنت
- استخدام هاتف الشركة
- استخدام مركبات الشركة
الفهم والتوضيح للقوانين والتوجيهات داخل مكاتب العمل وفي ما يخصّ الآلآت منذ البداية مهم لمنع أي سوء تفاهم أو سوء استخدام من الحصول في المستقبل. احرص على مراجعة السياسات والقوانين مع الموظفين الموجودين بشكل دوري.
التواصل المستمر
البدء بعمل جديد قد يكون غامراً. من المهم تفقُّد الإضافة الجديدة لفريق العمل باستمرار للتأكد من حُسن تعاملهم مع الفترة الانتقالية. متابعة أسئلتهم وأدوارهم في العمل ومدى تأقلمهم في المناصب الجديدة. توفير مساحة للمتابعة والحوار والاستماع لآرائهم. العناصر الجدد لديهم غالبا وجهة نظر مختلفة وجديدة وغالبا ما ترصد مشاكل وثغرات في العمل قد تمر دون ملاحظة أو تحولت إلى عادات.
تقنيات السعودية تملك القدرة لتحويل عملية الالتحاق بالعمل أسهل لشركتك. سواءً كان ذلك العمل يستدعي التواجد المكتبي أو عن بعد، يمكننا توفير الدّعم والموارد التي يحتاجها العناصر الجدد للتأقلم على الوظائف والأدوار المطلوبة بسرعة وسهولة.
